Tổ Chức Sự Kiện Toàn Quốc: tháng 11 2013

Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Đối với các hoạt động tổ chức sự kiện teambuilding, tổ chức sự kiện hoạt động ngoài trời,… thì tham gia trò chơi luôn gây được hứng thú cho các thành viên tham gia. Do đó, tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi những người làm chương trình kỹ năng tổ chức trò chơi.

Những diễn biến của trò chơi lớn mang lại cho người chơi những vui buồn và thông qua trò chơi thì người tổ chức mong muốn cung cấp những kiến thức về văn hóa lịch sử, truyền thống, kỹ năng sinh hoạt tập thể...

Bên cạnh đó, thông qua Trò chơi lớn người tổ chức hiểu thêm về các trại sinh những mặt ưu và khuyết từng người. - Nếu bạn là người đi trại nhiều nhưng chưa một lần được tham dự Trò chơi lớn thì xem như những cuộc trại của bạn sẽ mất đi một phần ý nghĩa và hào hứng.

- Trong khi tham gia Trò chơi lớn thì việc được tìm hiểu thêm về ý nghĩa cuộc chơi và kiến thức là then chốt, còn lại là những trò chơi vận động, thử thách nhỏ được kịch bản hóa để nêu bật lòng can đảm, trí thông minh, sự khéo léo và nhanh nhạy của các bạn. Người chơi như cuốn vào những trận đánh, hóa thân thành những chiến sĩ giải phóng quân hoặc sẽ đóng vai thành những dũng sĩ tiêu diệt cái ác bảo vệ hòa bình... và thế là họ xung trận một cách vô tư, nhiệt tình để rồi có những cảm xúc đọng lại sau khi trò chơi kết thúc.

- Để tham dự Trò chơi lớn bạn cần phải có một vốn kiến thức về lịch sử xã hội. Ngoài ra, bạn cần biết thêm một số kỹ năng sinh hoạt như: morse, sémaphore, mật thư... và các kỹ năng cơ bản khác.

- Trò chơi lớn đòi hỏi các bạn tham gia không chỉ ở cá nhân bạn mà còn thử thách ngay chính tính tập thể của đội mà bạn tham gia. Nếu có sự đoàn kết nhất trí cao độ trong toàn đội thì sẽ tạo được kết quả như đội mong muốn. Không có Trò chơi lớn nào mà đội chiến thắng lại chỉ là một người.

TRÒ CHƠI LỚN LÀ THẾ NÀO?

- Để có thể tổ chức tốt một chương trình Trò chơi lớn thật hấp dẫn, vui tươi thì phải đòi hỏi một số yêu cầu như sau:

I. ĐỐI VỚI NGƯỜI CHỈ HUY TỔ CHỨC SỰ KIỆN:

1. Phải xác định chủ đề, tên gọi, mục tiêu của Trò chơi lớn:

- Chủ đề của Trò chơi lớn có thể là: những câu chuyện lịch sử truyền thống, chuyện cổ tích thần thoại, chuyện phiêu lưu mạo hiểm, trinh thám, khoa học viễn tưởng hay họp bạn...

- Tên của Trò chơi lớn phải gắn với chủ đề nhằm giúp người chơi vào vai trong suốt cuộc chơi. Ví dụ như: Đi tìm kho báu của Thần Mặt trời, Chiến thắng Điện Biên Phủ, Hành trình khoa học...

- Mục tiêu và yêu cầu của trò chơi là nhằm kiểm tra kỹ năng chuyên môn, giáo dục truyền thống, rèn luyện thể chất và giao lưu giữa các bạn.

2. Phải nắm vững kỹ năng chuyên môn:

- Kỹ năng chuyên môn là gì? Là các lý thuyết được huấn luyện bây giờ ứng dụng cụ thể trong kỳ trại hay Trò chơi lớn. - Người tổ chức Trò chơi lớn giỏi phải là người nắm vững các kỹ năng sinh hoạt tập thể như: truyền tin, mật thư, nút dây, dấu đường, cứu thương... và phải có kinh nghiệm trong xử lý các tình huống trong Trò chơi lớn như: các đội quá khích, đi sai theo lộ trình dự kiến...

3. Phải nắm rõ địa hình, địa thế:

- Trò chơi lớn có thành công không cũng phụ thuộc nhiều vào việc người thiết kế Trò chơi lớn biết chọn địa điểm sao cho phù hợp với cuộc chơi. Trên từng ngã đường, đồi núi, cây cỏ, sông suối... phải gắn liền với nội dung hoạt động cho phù hợp kịch bản.

- Mặt khác người tổ chức phải biết cách vẽ sơ đồ Trò chơi lớn, bản đồ chạy trạm và cách thức di chuyển. Cách di chuyển giữa các trạm ra sao? Hình thức chạy trạm xoay vòng hay cuốn chiếu? Đi cụm hay từng đội riêng biệt?

- Để thực hiện tốt việc bố trí trạm qua căn cứ địa hình, bắt buộc người tổ chức phải tham gia tiền trạm.

* Ghi chú: "tiền trạm" là một thuật ngữ trong sinh hoạt để nêu lên quá trình nghiên cứu thực địa nơi ta dự kiến tổ chức hoạt động nhằm nắm được các yếu tố thiên nhiên và con người địa phương. Qua đó tổ chức tốt các hoạt động tại trại.

4. Bố trí lực lượng cho Trò chơi lớn:

a. Đối với lực lượng Ban tổ chức:

- Phải xác định có bao nhiêu trạm, địa điểm ở đâu?

- Mỗi trạm bao nhiêu người? Có đủ sức không?

- Nhiệm vụ của từng thành viên trong mỗi trạm?

- Việc điều phối bổ sung lực lượng của trạm ra sao?

- Nội dung mỗi trạm làm gì? "Kỷ luật - Thống nhất - Công bằng - Tuyệt đối bí mật" là những nguyên tắc mà mỗi thành viên trong Ban tổ chức phải chấp hành.

b. Đối với người tham gia Trò chơi lớn:

- Số lượng người chơi là bao nhiêu?

- Sự chênh lệch giữa nam nữ ? Điều đó có quan trọng không?

- Độ tuổi của người tham gia? Có ảnh hưởng gì không?

- Trình độ và mức độ tham gia của các đội? Nếu ta trả lời được những câu hỏi đặt ra thì ta sẽ thiết kế trò chơi vừa sức, không quá khó hay quá dễ. Cuối cùng có thể chuẩn bị cho mỗi đội tham gia có đặc điểm riêng biệt nhằm dễ nhận biết như nón, áo, thẻ đeo...

5. Xác định thời gian diễn ra Trò chơi lớn:

- Ta căn cứ vào những yếu tố: tổng số trạm, đoạn đường di chuyển, trình độ tham gia của các đội và mức độ các nội dung thử thách để xác định thời gian tối thiểu và tối đa cho từng trạm và cả cuộc chơi.

- Tùy vào chủ đề, địa điểm, thời tiết, điều kiện tổ chức, đối tượng tham gia mà ta xác định thời điểm xuất phát và kết thúc của cuộc chơi: ban đêm, khuya, sáng hay chiều.

6. Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ:

- Ta phải căn cứ vào nội dung thử thách từng trạm mà tiến hành chuẩn bị các dụng cụ cho cuộc chơi thật đủ và chi tiết. Nên chăng có thêm công tác chăm lo sức khỏe cho người tham gia. Yếu tố vật dụng trò chơi cũng được xem là quan trọng vì nó diễn tả ý đồ kịch bản được hoàn hảo.

- Trước khi diễn ra Trò chơi lớn phải họp Ban tổ chức để rà soát lại sự chuẩn bị của các trạm và có thể thông báo cho các đội và cá nhân người tham gia những vấn đề cần chuẩn bị trước.

7. Xây dựng kịch bản và diễn tiến Trò chơi lớn:

Khi đã nắm vững các yêu cầu trên thì công việc cuối cùng là viết kịch bản Trò chơi lớn bao gồm:

a. Những vấn đề chung:

- Tên trò chơi? Mục đích, yêu cầu? Số lượng tham gia?

- Thời gian tiến hành? Nội quy và hiệu lệnh chung?

- Biên chế đội? Vật dụng các trạm?

b. Diễn biến trò chơi phải tuân theo trình tự như kịch bản:

- Trạm xuất phát ở đâu? Kết thúc ở đâu?

- Diễn biến chạy trạm? Xoay vòng hay cuốn chiếu?

- Ai chịu trách nhiệm điều phối diễn biến trò chơi? Trước khi chơi, người điều phối có thể giới thiệu sơ nét về tên gọi và những chặng thử thách cho người chơi. Để tạo sự bất ngờ và thú vị cho người chơi thì toàn bộ kế hoạch Trò chơi lớn phải được giữ bí mật tuyệt đối.

II. ĐỐI VỚI NGƯỜI THAM GIA SỰ KIỆN:

1. Phải có sức khỏe:

Đây là tiêu chuẩn đầu tiên vì Trò chơi lớn đòi hỏi sự vận động tối đa cả về trí tuệ và sức lực, nếu sức khỏe yếu sẽ ảnh hưởng cho đơn vị trong quá trình chơi.

2. Phải có kỹ năng:

Người chơi phải biết ít nhất một trong những nội dung sinh hoạt tập thể để thực hiện tốt các nội dung tại trạm. Đa số qua các Trò chơi lớn thì lực lượng "ăn theo" dường như đông hơn những bạn có chuyên môn. Qua cuộc chơi thì những bạn này cũng sẽ rút ra những kinh nghiệm và bài học cho riêng mình để phấn đấu trong thời gian tới.

3. Phải có tính kiên trì, chịu khó, linh hoạt, sáng tạo và chủ động được thời gian:

Đây là vai trò, đức tính của người phụ trách, đội trưởng mỗi đội.

4. Phải trung thực, ý thức kỷ luật và tinh thần tập thể cao:

Đây là nguyên tắc bắt buộc của người tham dự Trò chơi lớn.

TAG: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

Bài viết liên quan:

Sáng tạo nghệ thuật trong tổ chức sự kiện...

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

Nguồn: netmedia.com.vn

Sáng tạo nghệ thuật trong tổ chức sự kiện...

Tổ chức sự kiện không đơn thuần chỉ là những kế hoạch, những quy trình cụ thể. Để tổ chức sự kiện đầy hấp dẫn và để lại dấu ấn khó phai, công ty Netmedia đã đưa sáng tạo nghệ thuật trong tổ chức sự kiện…

Hãy đem nghệ thuật vào Tổ chức sự kiện.

Hãy để sản phẩm trở thành một tác phẩm nghệ thuật được tạo ra từ những cảm hứng sáng tạo có màu sắc, sức hấp dẫn và đầy cảm xúc.

Việc áp dụng nghệ thuật, đặc biệt điện ảnh vào quảng cáo đã được khai thác trong những năm gần đây, chủ yếu là các đoạn phim quảng cáo truyền hình (TV) như Omo với câu chuyện Ngại vỉ vết bẩn, Nestle với sự sẵn sàng của thanh niên, Pond’s với sức mạng tuổi trẻ...

Còn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, việc áp dụng này còn quá mới mẻ và nhiều tìêm năng. Có thể ví dụ về một sự kiện nhỏ, tổ chức một ”team building“ cho nhãn hàng Sunsilk vào trước ngày tung sản phẩm mới. Để lấy khí thế cho nhân viên sales P&G, đạo diễn đã xây dựng concept trên bối cảnh các chiến sĩ thành Troy, vừa mang tính giải trí, vừa ngụ ý khá sâu sắc mà đạo diễn và các đồng sự đã cố gắng thể hiện bằng những kỹ xảo và những tình tiết nghệ thuật, để các bạn trao đổi cảm nhận hào khí anh hùng và tự hào về những nổ lực của đội trước ngày xông trận.

Khách hàng tổ chức sự kiện luôn yêu cầu khách hàng mục tiêu của họ được tôn vinh. Vì vậy để chuyển hoá thành nghệ thuật trong sự kiện, nó phụ thuộc rất nhiều vào cái tài của người “tổng chỉ huy” sự kiện được nghệ thuật hoá là am hiểiu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật, biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, cuối cùng là thực hiện nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết kiệm.

Muốn ăn khách cần có giải pháp tạo nên sự đột phá trong Tổ chức sự kiện dường như đúng cho cả hai điều: công ty khách hàng và khách hàng trực tiếp. Như vậy, gánh nặng cho các công ty event là phải tổ chức cho được một “sự kiện” đột phá trong sáng tạo để thiết phục khách hàng và lạ lẫm để lấy trọn cảm xúc của người xem.

Với yêu cầu chất lượng ngày càng cao của sự kiện, giải pháp nào giúp cho doanh nghiệp tìm được sự đột phá trong tổ chức sự kiện. Câu trả lời là hãy đem nghệ thuật vào Tổ chức sự kiện. Hãy để sản phẩm trở thành một tác phẩm nghệ thuật được tạo ra từ cảm hứng sáng tạo có màu sắc, sức hấp dẫn, và sự huyền bí.

Dù biết, mục tiêu chính của event là tạo sự chú ý, bổ trợ quảng cáo thương hiệu một cách hiệu quả, tiết kiệm, nhất quán theo chiến lược, nhưng nếu nghệ thuật hoá được nó, có nghĩa hiệu quả sẽ cao hơn, không những cho khách hàng mà cả người thực hiện.

Hãy tưởng tượng một buổi hợp báo ra mắt phiên bản mới của game online, vượt ra khỏi những mô típ thông thường của khách sạn, backdrop, băng rôn, hoa cảnh, tiếp khách, phát biểu. Mà trở thành đại hội võ lâm trong tửu lầu, với những không khí hân hoan, anh hùng thập đại môn phái bay lượn, xuất chiêu để giải cứu đệ tử khỏi quái vật trong sương khói mịt mù, ánh sáng chói lòa và âm thanh gây cấn, hoành tráng. Kịch bản trên đã đem lại những hiệu quả khá ấn tượng và khác biệt cho buổi hợp báo “không giống ai”này .

Có lẽ ấn tượng về buổi trình diễn nghệ thuật L’amour của Nokia vẫn còn trong tâm trí của những người tham gia và cả khán giả xem đài khi được hoà nhập vào một buổi tiệc thật sự và rất thông minh. “Ái nữ” L’amour được lòng ghép, được thể hiện tính cách của mình trên nền của những hiệu ứng nghệ thuật đặc biệt của hội hoạ, âm nhạc, thời trang, và ánh sáng.

Ở đây thời trang không chỉ là câu chuyện đi ra đi vào, âm nhạc không phải chỉ là giọng hát cất lên thổn thức... mà ở đó là câu chuyện đối nghịch trong hoà hợp, cũng giống như L’amour mang nghệ thuật giản đơn vào cuộc sống đương đại để cho cảm giác mãi thăng hoa.

Trên đây chỉ là một trong những sự kiện được tổ chức hàng ngày dựa trên những ý tưởng và phương cách thực hiện kết hợp với phong cách nghệ thuật. Vậy tại sao lại chọn nghệ thuật để lồng ghép vào event mà không phải là một ngành nào khác ?

Đầu tiên, nghệ thuật được hình thành không phải bằng một khung sườn cụ thể nó bắt nguồn từ những cảm hứng thăng hoa trước cái đẹp, cái hay của người nghệ sĩ. Chính vì thế, khi tiếp nhận nghệ thuật, con người cũng bị lôi cuốn vào những cảm xúc ấy. Mặt khác, nghệ thuật lại bắt nguồn từ cuộc sống, vì thế, nó dễ dàng hoà nhập vào thế giới hiện thực nhưng ở tầm mức cao hơn, thi vị hơn.

Nghệ thuật tạo ra một hướng nhìn toàn vẹn và ý tưởng cởi mở cho tất cả những vấn đề liên quan. Trong tầm nhìn ấy, sự sáng tạo được “nâng cao” và “ứng dụng” hiệu quả hơn. Sân khấu làm cho buổi event có vị trí cao hơn để người xem được chiêm nghiệm sản phẩm.

Âm nhạc, thơ ca, múa làm cho người xem có cảm giác dễ chịu hơn là một buổi diễn thuyết

Kiến trúc, hội hoạ đặc sắc hoá cho không gian event

Điện ảnh tổng hợp hoá những nghệ thuật trên nhằm mang lại một cái nhìn gần gũi, thuyết phục cho khách mới

Từ yêu cầu Tổ chức sự kiện cho sự trở lại của một loại dầu nhờn “số một”, ý tưởng sáng tạo ra phiên bản thứ hai của phim “Sự trở lại các vị thần”, với kịch bản là sự chăm lo của các vị thần giành cho thần dân của họ từ những điều nhỏ nhặt như “chiếc xe”.

Sự kiện ấy được xây dựng trên bối cảnh ở thời kỳ Hy Lạp cổ đại, được minh hoạ bằng trang phục thời xưa, trang trí ấn tượng, trên nền nhạc huyền thoại, và khán giả như được “phiêu” trong không khí ấy. Đến đoạn cao trào, nhân vật chính - sản phẩm dầu nhờn - được thể hiện hết sức độc tính vượt trội của mình, trong một tình huống “có vấn đề” mang phong cách khá táo bạo, và gây tò mò thích thú từ những hàng ghế khán phòng.

Đó là một buổi trình diễn thật sự,những khán giả “mục tiêu” ấy khi ra về, họ có bàn tán và nhớ đến nó không?. Họ cò hiểu được thông điệp của sản phẩm không?. Và khi lựa chọn giữa những loại dầu nhờn, họ sẽ chọn lựa ai?. Một nhân vật họ hiểu và thích thú, hay một nhân vật họ biết và chỉ biết.

Ý tưởng hay chưa đủ làm nên một sự kiện thu hút và thuyết phục, nó cần được thăng hoa nhờ vào nghệ thuật và những hiệu ứng của sân khấu, vũ điệu, âm thanh, nghệ thuật lắp đặt, bố trí. Và cuối cùng điện ảnh kết hợp tất cả những thế mạnh trên vào với nhau trong một kịch bản hầp dẫn, để sự kiện đạt hiệu quả cao nhất trong cách diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động nhất và đi vào lòng khán giả thuyết phục nhất.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | Sáng tạo nghệ thuật trong tổ chức sự kiện

Bài viết liên quan:

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả
Quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện

Nguồn: netmedia.com.vn

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

Nghề tổ chức sự kiện được biết đến bởi sự năng động, sáng tạo của các bạn trẻ ngày nay. Không chỉ dừng lại ở đó, đến với nghề, bạn sẽ ngày càng hiểu biết thêm nhiều lĩnh vực khác. Những kiến thức này hình thành và tích luỹ trong suốt quá trình làm việc và làm giàu thêm vốn hiểu biết của bạn. Công ty Netmedia xin chia sẻ vài lĩnh vực cần phải hiểu biết của nghề tổ chức sự kiện.

Các bạn thường quan tâm công việc của người tổ chức sự kiện là gì? Tiếp nhận khách hàng, viết kế hoạch, triển khai kế hoạch, trực tiếp thực hiện, làm báo cáo sau sự kiện...

Hẳn những ai đã từng làm hoặc từng tìm hiểu về công việc này đều năm được một số điều như trên. Nhưng sự cuốn hút của nghề này không chỉ dừng lại ở đó, đến với nghề, bạn sẽ ngày càng hiểu biết thêm nhiều lĩnh vực khác mà khi làm những công việc khác bạn không thể có được.

Những kiến thức này hình thành và tích luỹ trong suốt quá trình làm việc của bạn, có khi nào bạn thử nhìn lại xem mình đã biết thêm những gì sau một thời gian làm việc không?

Giải trí

Một phần không thể thiếu trong sự kiện. Bạn phải thường xuyên cập nhật những hình thức giải trí mới lạ để mang đến những màu sắc và hơi thở mới cho chương trình.

Ngoài ra bạn còn phải có trong tay danh sách liên lạc những bầu sô, nghệ sĩ, người mẫu “hot” nhất để kịp thời đáp ứng thị hiếu của số đông. Làm trong lĩnh vực sự kiện, bạn sẽ có nhiều cơ hội tiếp cận với giới làm nghệ thuật và hiểu nhiều hơn về những công việc của họ.

Địa điểm - Nhà hàng khách sạn

Đây là đối tượng bạn phải làm việc thường xuyên nhất và hỗ trợ bạn nhiều nhất, vì vậy, duy trì một mối quan hệ tốt là điều nên làm. Bạn sẽ được họ tư vấn cho rất nhiều trong suốt quá trình hợp tác vì hơn ai hết, họ chính là những người tiếp xúc với nhiều sự kiện nhất và đôi khi họ biết cách thực hiện tốt nhất và phù hợp nhất đối với yêu cầu của khách hàng. Cũng nhờ họ, bạn sẽ biết thêm về rất nhiều các thuật ngữ hay dùng, hoặc tận dụng được nhiều mối quan hệ trong các mảng nhỏ khác như vận chuyển, F&B, hoa tươi...

In ấn – dàn dựng

Bạn sẽ được biết về rất nhiều hình thức in ấn và những ứng dụng của chúng trong các hạng mục của sự kiện. Bạn được tiếp cận với nhiều loại chất liệu mới lạ, nhiều kỹ thuật in độc đáo để làm giàu thêm vốn kiến thức của bạn. Hiểu biết nhiều về lĩnh vực này rất có ích vì trong quá trình thiết kế, dàn dựng, hiểu được chất liệu nào sẽ phù hợp trong điều kiện ánh sáng, thời tiết giúp bạn tư vấn cho khách hàng chính xác hơn. Ngoài ra các chất liệu mới được ứng dụng đúng lúc, đúng chỗ sẽ góp phần làm tăng hiệu ứng cho sự kiện.

Quà tặng

Từng loại sự kiện, từng đối tượng khách hàng sẽ phù hợp với những dạng quà tặng khác nhau. Vậy nên các loại quà tặng cũng phong phú và đa đạng, nhiều giá thành, xuất xứ khác nhau. Để có nguồn quà tặng tốt, bạn có thể tìm hiểu qua nhiều cách như nhờ mối quan hệ, trên mạng internet, các công ty quà tặng chào hàng trực tiếp. Chịu khó lựa chọn, xem xét vào tạo mối quan hệ nhiều khi sẽ giúp bạn có được nguồn hàng quà tặng chất lượng và mức chiết khấu tốt, giúp bạn tiết kiệm một khoản kha khá cho ngân sách.

Nhân sự

Quản lý nhân sự trong một sự kiện cũng là một kỹ năng cần lưu ý. Thực ra hiện nay, khi các công ty dịch vụ nhân sự phát triển thì những người quản lý trực tiếp sự kiện cũng được hỗ trợ phần lớn về mảng nhân sự như quản lý các helpers, PGs, PBs, Mascot, SUP...thậm chí là mảng nhân sự trong Giải trí như ca sĩ, diễn viên, MC...vì các công ty nói trên phụ trách và chịu trách nhiệm.

Tuy nhiên trau dồi thêm kỹ năng này không phải là thừa vì trong một số sự kiện chi phí eo hẹp không thể thuê ngoài để họ quản lý hoặc các sự kiện ở tỉnh không có các công ty cho thuê nhân sự thì bạn phải trực tiếp tuyển dụng và quản lý sao cho các bộ phận làm việc đồng nhất và hiệu quả với nhau.

Bên cạnh đó, các mẫu hợp đồng thuê mua dịch vụ hoặc thuê nhân sự bạn cũng là người phải hiểu rõ để tư vấn cho bộ phận hành chính, tránh sai sót xảy ra bởi những điều khoản không rõ ràng gây thiệt hại cho công ty.

Âm thanh ánh sáng:

Tương tự như dàn dựng thiết kế, bạn không nhất thiết phải nắm rõ công suất từng loại loa hay kỹ thuật lắp đặt, điều chỉnh âm thanh, nhưng ít nhất bạn phải biết tên các loại đèn cơ bản như đèn part, đèn pô lô, đèn spotlight và trong trường hợp nào thì sử dụng chúng. Cũng như trong khán phòng thì nên sử dụng hệ thống loa công suất bao nhiêu, còn sự kiện ngoài trời trong không gian rộng thì sử dụng loa công suất bao nhiêu. Thử tưởng tượng khi bạn thuyết trình với khách hàng về sự kiện của mình mà chỉ giới thiệu đi giới thiệu lại về “sân khấu có gắn đèn, loa đặt ở hai bên” mà không thể hiện được cho họ gắn đèn là gắn thế nào, đèn chiếu ra làm sao, thay đổi màu sắc hoặc cường độ như thế nào thì hẳn khách hàng sẽ mang câu hỏi to đùng ở trong đầu mà khó lòng được giải đáp.

Để trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện, hãy trau dồi cho bạn những kiến thức về lĩnh vực cần phải hiểu biết trên đây. Công ty tổ chức sự kiện Netmedia xin chúc bạn thành công!

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

Bài viết liên quan:

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

Quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và những điều cần lưu ý

Nguồn: netmedia.com.vn

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là đơn vị không chỉ có khả năng hoạch định, tổ chức, và xử lý tình hướng tốt trong một chương trình sự kiện mà còn biết quản lý tốt khách mời thanh gia sự kiện - nhân tố vô cùng quan trọng làm nên thành công của sự kiện đó. Netmedia xin chia sẻ 4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện:

Xác định số lượng khách tham gia

Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng của khách hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự kiện khách hàng của bạn sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận luôn phần việc này. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Điều tiết tốt việc check in

Phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với các PG làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong những sự kiện có sự tham gia của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, bạn nên sắp xếp một bàn riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc. Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn check in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…mục đích để phân tán mỏng lượng khách mời.

Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn

Thông thường những sự kiện được tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc những địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản. Nhưng nếu theo yêu cầu của khách hàng, bạn phải xây dựng một buổi giới thiệu sản phẩm hay cảm ơn khách hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn giản. Các quán bar hiện nay có diện tích không lớn, ánh sáng lại mờ, không gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiện thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này. Và một điều quan trọng là bạn phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.

Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự

Nếu là sự kiện hội nghị, gala thông thường thì cũng không có nhiều mối lo lắng về an ninh sau sự kiện. Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà nên vượt ít nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là phân bổ các PG đứng thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lưng chuyền quà lên trên và trao tận tay cho khách mời.

Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều khách tham dự thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời điểm này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | 4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mớihiệu quả

Quy trình cơ bản trong tổ chức sựkiện

Tổ chức sự kiện và những điều cần lưu ý

10 bước kiểm tra tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu chương trình

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn gây được ấn tượng mạnh mẽ đối với quý khách tham gia bởi phong cách hiện đại, không gian thoáng. Chính vì thế có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện lựa chọn hình thức này. Tuy nhiên,những nhà tổ chức sự kiện event cũng cần lưu ý một vài lỗi sau để chương trình được thuận lợi.

1. Vấn đề giấy phép cho một chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời

Trong một ngày có hàng trăm các tổ chức sự kiện lớn nhỏ diễn ra. Địa điểm mà các event ngoài trời thường diễn ra ở các công viên, khu du lịch sinh thái,… và trong số đó liệu có bao nhiêu event được diễn ra mà có giấy phép. Để event của bạn diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất cứ một vấn đề gì về tổ chức bạn hãy thực hiện đúng các thủ tục cần có. Trước tiên đó là giấy phép xin tổ chức event ngoài trời. Nơi mà bạn có thể đăng kí giấy phép được tổ chức hoạt động ngoài trời chính là Sở văn hóa thể thao và du lịch. Xin lưu ý rằng chương trình của bạn càng nhiều hoạt động thì việc xin cấp phép càng liên quan đến nhiều cơ quan có thẩm quyền. bên cạnh đó việc treo banron và banner cũng cần phải xin cấp phép mà các bạn cũng cần phải lưu ý. Một chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời cần chuẩn bị những thủ tục sau:

- Công văn xin phép tổ chức.

- Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức sự kiện.

- Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện.

- Giấy phép chứng nhận chất lượng và xuất xứ sản phẩm (nếu là giới thiệu sản phẩm).

- Kịch bản chương trình event

- Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm.

- Nếu có ca nhạc, cần thêm các giấy tờ sau:

+ Biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật.

+ Lời bài hát.

+ Nội dung phúc khảo.

2. Sức hút của Event

Một event ngoài trời không khó để thu hút được số lượng người tham gia nhưng liệu bạn có giữ được chân của khách. Như vậy đồng nghĩa với việc event của bạn phải có nhiều hoạt động để có thể lôi cuốn được sự thu hút được khách hàng. Hãy bày tỏ sự quan tâm của nhà tổ chức tới tất vả khan giả, đừng bỏ rơi bất cứ một thành viên nào ở phía dưới sân khấu. Đó có thể là những trò chơi trúng thưởng, những câu hỏi vui mang tính sáng tạo, độc đáo, trang trí và sắp xếp sân khấu cũng như không gian diễn ra sự kiện, những câu hỏi của MC nhằm kích nhiệt tất cả các thành viên tham gia chương trình của bạn…

3. Hệ thống âm thanh và ánh sang của sự kiện

Địa điểm tổ chức các event ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biển,.. với không gian rộng. Do đó hệ thống âm thanh, ánh sáng chiếm vai trò khá quan trọng bởi vì đối với không gian rộng cần có một hệ thống âm thanh và ánh sáng có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện

4. Vấn đề vệ sinh môi trường trong event

Với địa điểm diễn ra sự kiện là ngoài trời nên rác thải tác động trực tiếp tới không gian mà khách hàng tham dự sự kiện. Không khó khăn gì nếu nhà tổ chức đặt những thùng rác nhỏ với slogan nhằm mục đích bảo vệ môi trường. Như thế sự kiện của bạn sẽ được đánh giá cao, đồng thời khuyến khích sự nhận thức của khách tham dự chương trình đối với vấn đề bảo vệ và cải thiện màu xanh của không gian họ đang sống

5. Giờ giấc và trang phục của Sao

Khi tổ chức các sự kiện lớn, Event của bạn chắc chắn phải có sự góp mặt của Sao hay những người nổi tiếng. Việc Sao đến muộn giờ hay trang phục của họ luôn khiến cho những nhà tổ chức phải đau đầu. Để tránh tình trạng này, người tổ chức cần phải đặt vấn đề với người quản lý của Sao trước khi kí hợp đồng với các điều khoản rõ ràng và chặt chẽ. Bên cạnh đó cần chuẩn bị các phương án dự phòng trong trường hợp Sao tới muộn hoặc có thể không đến.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

Bài viết liên quan:

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

Quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và những điều cần lưu ý

10 bước kiểm tra tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu chương trình

Khi nào cần tổ chức sự kiện

Nguồn: netmedia.com.vn

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới luôn là việc hết sức quan trọng, đòi hỏi sự tập trung của cả người làm marketing lẫn tổ chức sự kiện. Sau đây là 4 hình thức tổ chức sự kiện gợi ý áp dụng cho chiến dịch ra mắt sản phẩm mới.

Một trong những câu hỏi kinh điển nhất mọi thời đại của người làm marketing, của phòng nghiên cứu thị trường, là “làm thế nào để đưa sản phẩm của mình ra thị trường?”. Với các chuyên gia tổ chức sự kiện thì việc tổ chức lên kế hoạch không khó, vấn đề ở đây là chọn và áp dụng hình thức tổ chức sự kiện như thê nào để nó nhất quán với kế hoạch marketing nằm trong chiến lược của công ty tung ra sản phẩm mới.

1. Họp báo trước khi tổ chức sự kiện

Là công việc hầu hết các công ty khi ra mắt sản phẩm đều nghĩ đến đầu tiên, là hoạt động truyền thông chính thống cho các sản phẩm của mình. Quan trọng nhất của buổi họp báo là thông cáo báo chí – thông điệp truyền tải trên các kênh truyền thông mà agency đã tư vấn và lựa chọn cho sản phẩm. Một thông cáo báo chí ngắn gọn truyền tải đầy đủ nội dung trên những kênh thông tin tập trung lượng khách hàng mục tiêu sẽ tốt hơn việc viết lan man dàn trải trên khắp các kênh truyền thông.

Chi phí cho một buổi họp báo tập trung chú yếu ở việc mời các phóng viên, booking trên các báo, tạp chí, còn lại là công tác hậu cần, đưa đón, chi phí setup cho các agency tổ chức sự kiện thường không cao.

2. Event Launching

Hình thức tiếp theo cho một chiến dịch ra mắt sản phẩm mới hoàn hảo là Event launching. Một buổi lễ lauching có lẽ là thời khắc chính thức tuyên bố sự có mặt của sản phẩm trên thị trường.

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới thường kết hợp với việc mời báo chí để phát đi thông điệp (truyền thông trên ngạch ATL). Đây thực sự là một event cần có bàn tay của các chuyên gia tổ chức sự kiện. Làm sao để tạo ra một buổi lễ ấn tượng, những keymoment quan trọng làm nổi bật sự xuất hiện của sản phẩm… là những yêu cầu về độ sáng tạo dành cho các agency tham gia đấu thầu dự án ra mắt sản phẩm mới.

Chi phí cho Event lauching thường rất cao vì ngoài các hạng mục setup trang thiết bị buổi lễ còn bao gồm: phí mời báo chí phóng viên, tiệc, hậu cần, quà tặng…thậm trí là sản phẩm dùng thử.

3. Activation – Sampling

Còn gì thuyết phục hơn khi người tiêu dùng được chứng kiến tận mắt, cảm nhận trực tiếp các tính năng nổi bật của sản phẩm thông qua việc dùng thử chúng tại những nơi đối tượng khách hàng mục tiêu của sản phẩm thường lui tới: Chợ, siêu thị, trung tâm thương mại…

Đó là nhiệm vụ của các kế hoạch activation và sampling, là việc tổ chức phát mẫu dùng thử, các hoạt động hoạt náo nhằm gây sự chú ý tới người tiêu dùng. Việc chọn địa điểm, kịch bản hoạt náo tại mỗi khu vực đều được tính toán để sản phẩm được tiếp cận nhanh nhât đến với các khách hàng mục tiêu (target user)

Chi phí cho các hoạt động trên không cao, chủ yếu tập trung vào chi phí sản phẩm cho khách hàng dùng thử, cách tiếp cận này khả phổ biến đặc biệt là những mặt hàng trung bình.

Kế hoạch này có tác dụng rất lớn nữa là có thể điều tra được ý kiến của khách hàng dùng thử sản phẩm, các nguyện vọng bổ sung về chất lượng, thiết kế, bao bì…của người tiêu dùng, tất cả sẽ là nguyên liệu để nhà sản xuất hoàn thiện sản phẩm của mình.

4. Roadshow

Là hoạt động tổ chức sự kiện lưu động, tổ chức show trên đường đi, các điểm công cộng trong thời gian ngắn và liên tục thay đổi về mặt địa điểm.

Ưu điểm của hoạt động này là độ phủ rộng, tiếp cận đối tượng khách hàng rộng, kết hợp được nhiều hoạt động tại các điểm dừng chân. Nhược điểm là chi phí cao, khó kiểm soát và dặc biệt là thủ tục hàn chính xin phép cho việc chạy roadshow ở Việt Nam không hề dễ chút nào nhất là đối với các agency chưa có nhiều quan hệ và kinh nghiệm.

Hiện nay hình thức roadshow chủ yếu được áp dụng là sử dụng một đội hình mặc quần áo đồng phục (cùng với HTND thương hiệu của nhãn hàng hoặc công ty có sản phẩm đang quảng cáo) điều khiển xe đạp, xe máy, ô tô thậm trí là các xe phân khối lớn, siêu xe chạy theo các tuyến phố có lương người tham gia giao thông cao, các trung tâm vui chơi, thương mại đông đúc.

Mục đích của kế hoạch roadshow là tạo hình ảnh cho sản phẩm trong tâm trí người tiêu dùng, khơi dậy sự tò mò về sản phẩm mới.

Trên đây là 4 loại hình tổ chức sự kiện mà các doanh nghiệp thường lựa chọn để đưa sản phẩm của mình ra thị trường, tuy nhiên để thâm nhập và chiếm lĩnh thị trường thành công thì còn cần một kế hoạch marketing khôn ngoan dài hơi mang tầm chiến lược và lúc đó tổ chức sự kiện chỉ là những công việc rât nhỏ, rất cụ thể mà thôi.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | 4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

Bài viết liên quan:

Quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và những điều cần lưu ý

10 bước kiểm tra tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu chương trình

Khi nào cần tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện hội thảo và kế hoạch cụ thể

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ Chức Sự Kiện Toàn Quốc

Tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức trò chơi

I. ĐỐI VỚI NGƯỜI CHỈ HUY TỔ CHỨC SỰ KIỆN:

Sáng tạo nghệ thuật trong tổ chức sự kiện...

Nghề tổ chức sự kiện và những lĩnh vực cần phải hiểu biết

Giải trí

Địa điểm - Nhà hàng khách sạn

In ấn – dàn dựng

Quà tặng

Nhân sự

Âm thanh ánh sáng:

4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Xác định số lượng khách tham gia

Điều tiết tốt việc check in

Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn

Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

1. Vấn đề giấy phép cho một chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời

2. Sức hút của Event

3. Hệ thống âm thanh và ánh sang của sự kiện

4. Vấn đề vệ sinh môi trường trong event

5. Giờ giấc và trang phục của Sao

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

1. Họp báo trước khi tổ chức sự kiện

2. Event Launching

3. Activation – Sampling

4. Roadshow

Liên kết web

On Google+

On Twitter

Tổ chức sự kiện on Facebook

Blog Archive

Labels

Blog Archive

Popular Posts

Giới thiệu về tôi

Recent Posts