Trong tổ chức sự kiện event, việc phục vụ rượu, bia cần có một số điểm nhất định cần lưu ý
1. Lựa chọn đồ uống có cồn phù hợp
Dựa vào chủ đề, nội dung, tính chất event, số lượng khách, thực đơn bữa tiệc và ngân sách, nhà tổ chức sự kiện sẽ xác định loại đồ uống nên phục vụ. Khách mời của bạn có nhiều khả năng uống rượu vang, rượu hay đồ uống không cồn? Theo một chuyên gia tư vấn, một Event có đẳng cấp sẽ phù hợp với rượu Gin, Scotch và Vodka, rượu vang hoặc Sâm-panh là sự lựa chọn phù hợp trong tổ chức hội nghị khách hàng mà đối tượng là doanh nhân, người trung lưu trở lên, còn ở một Event có tính thân mật hơn người ta thường sử dụng bia. Người trong độ tuổi trung niên sẽ thích uống rượu mạnh, trong khi phụ nữ và người trẻ tuổi thường thích rượu vang nhẹ, sâm-panh hay bia.
Chỉ riêng loại bia đã mỗi miền một gu. Ở Nam Bộ và Tây Nguyên Heineken là bia được phục vụ trong những tiệc tương đối sang trọng, Tiger được sử dụng ở một số tiệc “phổ thông” hơn như tiệc cưới, hội nghị khách hàng…, tiết kiệm hơn nữa thì có bia Sài Gòn. Ở miền Trung chuộng Larue, Foster thay cho Tiger, Sài Gòn trong khi ở Hà Nội hầu như chỉ có 2 lựa chọn phổ biến nhất: Heineken hoặc bia Hà Nội, không có chỗ cho các loại bia như Tiger.
2. Bao nhiêu là đủ?
Nếu bạn đang tổ chức sự kiện của bạn tại một khách sạn hoặc khu nghỉ mát, người quản lý tiệc có thể tư vấn cho bạn về số lượng rượu, bia bạn sẽ cần, cách pha chế cũng như bảo quản, phục vụ rượu. Nếu địa điểm tổ chức do bạn tự chọn lựa và set up thì bên phía cung cấp, chuyên gia tư vấn của cửa hàng rượu sẽ cho bạn những lời khuyên bổ ích.
Hãy lên kế hoạch, số lượng cần thiết bằng cách tính lượng thức uống trung bình mỗi khách/giờ, số lượng khách tham dự có thể uống, bình thường thì từ một chai 750 ml bạn có thể có năm ly rượu, mỗi khách sẽ dùng một ly cho mỗi món ăn. Hầu hết mọi người có xu hướng uống ít hơn tại các tiệc nhẹ vào buổi chiều so với tiệc chính buổi tối. Tuy nhiên, bạn nên có một lượng dự phòng dư dả, không phải bị động trong khi có sự kiện ngoài dự kiến. Bạn cũng không phải lo về việc dư thừa lãng phí vì chai chưa mở thường có thể được trả lại, nhưng tốt nhất là nên kiểm tra lại việc này với nhà cung cấp của bạn trước.
Bia hay rượu cũng thường được nhiều nhà hàng, khách sạn phục vụ dạng free flow – tức là không giới hạn số lượng, uống bao nhiêu cũng được vì chi phí này đã nằm trong chi phí đặt tiệc. Bạn nên lưu ý về tính chất, đối tượng khách hàng để đàm phán hình thức tính phí phù hợp với chủ địa điểm. Trong một tiệc tất niên mà tôi từng tham dự do một công ty thương mại dành cho đối tượng khách hàng là nam kỹ sư, giám đốc cao hứng mời khách tham dự uống “thả cửa” thế là họ ép nhau uống bia không khác gì trên một bàn nhậu. Đến cuối buổi tiệc, bộ phận tổ chức sự kiện Event đành ngậm ngùi thanh toán hóa đơn đội chi phí gấp gần 3 lần trong đó khoản bia bọt chiếm số lượng lớn, do ban đầu họ thỏa thuận với chủ địa điểm mỗi người khách chỉ được phục vụ một chai đồ uống duy nhất.
Người tham dự ở từng vùng miền cũng có những đặc tính khác nhau, khách miền Bắc đến dự tiệc thường dùng đồ uống có cồn khá điềm đạm và cầm chừng vì họ coi việc uống chỉ là một hình thức phải có. Trong khi đó, những người đến từ miền Tây thường hay có thói quen ép nhau uống nhiều để chứng tỏ thịnh tình của mình, vì vậy điều cần lưu ý khi tổ chức tiệc, hội nghị… ở miền Tây là ngân sách cho đồ uống có cồn phải khá xông xênh.
Tại một bữa tiệc tổ chức ở một khu nghỉ mát hoặc không gian thuê khác, hãy hỏi xem bạn có thể tự mua đồ uống bên ngoài và chỉ trả phí phục vụ cho chủ địa điểm hay không. Nếu được thì việc tự mua đồ uống bên ngoài sẽ có chi phí ít hơn so với lựa chọn dịch vụ của khu nghỉ mát, khách sạn.
3. Cách thức phục vụ
Lưu ý rằng, một nguyên tắc không thể bỏ qua là tất cả các thức uống nên do nhân viên phục vụ, không để khách mời tự lấy và dùng. Vì vậy nếu Event của bạn không phải là loại set menu (ngồi một chỗ) thì hãy lưu ý điều này. Bạn nên xem xét việc thiết lập nhiều khu vực phục vụ đồ uống xung quanh hội trường, trong không gian tổ chức sự kiện. Chỗ phục vụ đồ uống có cồn và đồ uống thường cần bố trí riêng rẽ và xen kẽ nhau. Rượu bia cần được giữ lạnh, bảo quản ở nhiệt độ thích hợp, vì vậy không nên khui một lần mà từ từ theo nhu cầu kéo dài suốt buổi tiệc, đặc biệt là sâm-panh, nếu khui sớm sẽ làm giảm chất lượng rất nhiều.
Trong những sự kiện Event có số lượng tham dự lớn như Rockshow, DJ show…, tuyệt đối không nên phục vụ bia nguyên chai, nhất là chai thủy tinh, mà nên rót ra những ly nhựa để vừa tránh việc chai bị đổ vỡ hoặc gây ra nguy hiểm do người tham dự ném chai hoặc dùng chai để gây gổ lẫn nhau gây đến tình trạng mất an ninh.
Tiệc rượu nên kết thúc trước sự kiện khoảng 30 phút, thời gian còn lại một ít trà thảo dược hay cà phê là thích hợp để làm loãng rượu, bia.
4. Vấn đề an ninh trật tự
Trong một bữa tiệc nọ, các khách tham dự cao hứng xóc các chai bia và khui cho nó văng tung tóe lên tận trần nhà, nước bia chảy tràn trên sàn gạch trơn kết hợp với bánh kem vương vãi đã khiến một vị khách bị trượt chân phải đi cấp cứu, sự kiện đáng ra rất vui lại để lại một kết cục không hay. Rút kinh nghiệm từ những vụ việc tương tự như thế này, chúng ta nên thận trọng với các màn khui bia, khui champagne, không nên để cho người tham dự tự do mở chai. Khi ly chai bị rơi vỡ, hay đồ uống bị đổ ra bàn, ra sàn nhà, nên điều động người phụ trách vệ sinh lau dọn ngay, vừa tránh gây cảnh lộn xộn, mất vệ sinh và thiếu chuyên nghiệp, vừa giảm thiểu nguy cơ gây nguy hiểm cho khách tham dự như trường hợp kể trên.
Một vấn đề đáng quan tâm nữa là việc say xỉn có thể xảy ra khi người tham dự lỡ quá chén. Nếu sự kiện của bạn là một tiệc tối nhẹ nhàng với những bàn tiệc sang trọng trong khách sạn, nắm rõ chi tiết khách mời, số lượng ít thì an ninh tại địa điểm tổ chức đã có thể bảo đảm mọi việc diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, đây là một vấn đề rất đáng lưu tâm khi sự kiện có số lượng đông và khó quản lý thành phần khách tham dự. Việc ngăn chặn khách uống nhiều khi họ đang trên đà vui là một việc không nên làm, tốt hơn trước đó nên quy định về giới hạn số ly/chai bia rượu nhà tổ chức sự kiện có thể phục vụ cho một người khách, một mặt hãy tăng cường một đội ngũ an ninh, bảo vệ cho riêng sự kiện của bạn, tập trung chú ý ở khu vực phục vụ đồ uống. Bất kỳ một hành động gây rối, to tiếng nào cũng cần được xử lý ngay lập tức.
Mọi chi tiết xin liên hệ :
CÔNG TY CỔ PHẨN NETMEDIA (NETMEDIA.,JSC)
Trụ sở chính:
Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84 3791 7138
Fax: +84 6269 1315
Hotline: 0932 345 966
Email: Netmedia68@gmail.com
Website: www.netmedia.com.vn
Trụ sở chính:
Số 111, C8, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: +84 3791 7138
Fax: +84 6269 1315
Hotline: 0932 345 966
Email: Netmedia68@gmail.com
Website: www.netmedia.com.vn
Các tin liên quan:
Tổ chức sự kiện là gì
Xem xét thời tiết trong tổ chức sự kiện
Kỹ năng tổ chức sự kiện
Làm sự kiện khi nào là cần thiết
Xem 1 số video các sự kiện mà công ty Netmedia đã tổ chức bên dưới:
