Quy trình vận động tài trợ tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện không đơn giản là một công việc mà thực chất đó là một chuỗi công việc tổ chức một chương trình sự kiện thành công. Bên cạnh việc tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì việc tìm kiếm một nhà tài trợ là vô cùng quan trọng. Chúng tôi xin chia sử quy trình vận động tài trợ tổ chức sự kiện. 

Mục đích cơ bản của tài trợ là gợi lên những mối tương quan tích cực giữa sự kiện và thương hiệu có thể về thể thao, nghệ thuật hoặc thương hiệu từ thiện trong tâm trí của người tiêu dùng. Điều này được thực hiện bằng cách đặt tên các sự kiện hoặc bằng cách hiển thị logo của công ty tại các sự kiện hoặc địa điểm và các phương tiện truyền thông quảng bá sự kiện. 

Tài trợ rất phức tạp và nó không chỉ đơn giản là yêu cầu tài trợ bởi vì bạn cần có một đề xuất tuyệt vời. Khi thực hiện đúng cách, nó không chỉ là tài trợ cho các hoạt động của bạn, mà sẽ tạo ra một mối quan hệ có ý nghĩa giữa các tổ chức, nhà tài trợ và đối tượng mà sẽ giúp bạn tăng giá trị cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Để có một mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với nhà tài trợ, lý tưởng nhất là bạn nên tìm kiếm một nhà tài trợ dài hạn người có thể đầu tư cho các đề nghị tài trợ của bạn bởi vì họ tin tưởng và nhận ra giá trị về lợi nhuận cũng như lợi ích khi làm việc cùng bạn. Tóm lại, tài trợ rất có ý nghĩa về mặt thương mại, nhưng không dễ dàng để vận động tài trợ cho nên bạn cần lưu ý một số vấn đề.

Xây dựng gói tài trợ

Tài trợ sẽ xảy ra bởi vì các sự kiện hoặc tổ chức được tài trợ có thể giúp các nhà tài trợ đạt được mục tiêu của họ, đưa thương hiệu đến với khách hàng của họ. Vì vậy, xây dựng gói tài trợ nên tập trung vào lợi nhuận về mặt đầu tư và lợi ích thương mại. Đưa ra đề nghị tài trợ phù hợp là lựa chọn duy nhất khi bạn muốn tìm kiếm một kinh phí tài trợ đáng kể.

Đề xuất của bạn về cơ bản phải thuyết phục được các nhà tài trợ tại sao sự kiện của bạn là phù hợp và mang lại lợi ích cho công ty. Bao gồm một tờ thông tin về sự kiện của bạn, các chi tiết cụ thể về các lựa chọn tài trợ bao gồm cả giá cả và hậu cần, chẳng hạn như vị trí gian hàng cho các nhà tài trợ của bạn, phương pháp quảng cáo và quảng bá cho sự kiện tổng thể và vị trí đặt logo của nhà tài trợ.

Thêm “giá trị gia tăng” cho các gói tài trợ Tổ chức sự kiện.

Sự kiện của bạn sẽ là nơi mà mọi người có thể tương tác với sản phẩm hoặc thương hiệu của các nhà tài trợ. Giới thiệu các gian hàng trưng bày có áp dụng hiệu ứng công nghệ để quảng bá thương hiệu. Thương hiệu thông qua các phương tiện truyền thông xã hội và các kênh kết nối mạng.

Các mục có thể được bao gồm trong các gói tài trợ

Hãy lập danh sách và đưa các nhà tài trợ lên "cán cân". Chẳng hạn, tầng cơ bản là một đề nghị bao gồm thành công trong các sự kiện tương tự, cách thu hút phương tiện truyền thông, tổng quan về chương trình, sơ đồ, khái niệm thiết kế cho sự kiện, danh mục tài trợ và các chi phí. Nhà tài trợ mới sẽ muốn biết các sự kiện năm ngoái đã thành công như thế nào. Họ sẽ muốn biết những nhân vật nổi tiếng nào sẽ tham dự, bao nhiêu người đến, những gì các đối tác khác đã được khi tham gia và xem hình ảnh minh chứng. Mục đích ở bước này là để làm nổi bật thành công của bạn trong quá khứ với các sự kiện tương tự để thu hút các nhà tài trợ.
Cấu trúc các gói tài trợ bao gồm tiêu chuẩn xây dựng thương hiệu bên trong các sự kiện, truyền thông báo chí, quà tặng, tiếp thị (bán hàng viện trợ) trong sự kiện, có khu vực riêng cho các nhà tài trợ bày gian hàng. Khi đặt các gói tài trợ với nhau, chỉ cần nghĩ về tiếp xúc thương hiệu cho nhà tài trợ có thể của bạn. Chẳng hạn, với nhà tài trợ cấp thấp, ở cấp độ này, bạn có thể cung cấp một liên kết trên trang web của sự kiện cho thương hiệu, cũng như việc đưa logo thương hiệu lên thiệp mời. Đối với một nhà tài trợ vàng, bạn sẽ cung cấp giống như trên và có thể thêm một cái gì đó giống như bao gồm logo trên trang web và một khu vực nhỏ bày gian hàng và quà tặng. Đối với nhà tài trợ Bạch kim, bạn có thể cung cấp chính xác những điều tương tự như các nhà tài trợ tầng thấp, cộng với một khu vực lớn hơn để bày gian hàng và một tiêu đề trình bày, đối tác trên tất cả các mục công bố.

Thông qua số liệu đánh giá để xác định giá các gói tài trợ

Tài trợ là một hình thức quảng cáo. Giống như phương tiện truyền thông quảng cáo, có thể ước tính giá trị qua số lần hiển thị (những người nhìn vào logo) và giá trị của thương hiệu liên quan. Bạn sẽ cần phải biết nhiều người sẽ được tham dự các sự kiện. Ngoài con số này, thêm bao nhiêu người sẽ nhận được các chương trình và các tài liệu khác, như quà tặng. Số người lưu thông qua các địa điểm mỗi ngày (thường là những con số này có thể khảo sát được).
Đo xem bao nhiêu người sẽ xem quảng cáo cho sự kiệncủa bạn, bao gồm áp phích, biển quảng cáo, và tờ báo và truyền hình quảng cáo. Tìm ra bao nhiêu lưu lượng truy cập trang web của bạn tạo ra và bao lâu sự kiện của bạn được đề cập trong các blog và các phương tiện truyền thông Internet khác (sử dụng Google để ước tính).
Một khi bạn có số liệu thống kê cho từng mục trong danh sách của bạn, bạn có thể bắt đầu để đánh giá các mục này và đính kèm một giá đến từng mục. ví dụ, nếu 10.000 người tham dự sự kiện, mỗi logo mà họ thấy sẽ có trị giá khoảng 100$. Con số này có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào sự nổi bật của logo và số lượng của mỗi người nhìn thấy nó. Ngoài ra, số lượng có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào chất lượng. Điều này được dựa trên những ấn tượng đối với thị trường mục tiêu của nhà tài trợ. ví dụ, giá trị giao thông trên đường có thể được giảm giá nhưng giá trị của người tham dự từ một nhóm nhân khẩu học cụ thể có thể cao hơn. Nổi bật tương đối của thương hiệu sự kiện cũng có thể giảm giá thẩm định hoặc cho phép bạn để giá cao hơn.

Thiết lập các gói tài trợ

Rõ ràng, bạn không muốn bán mỗi vị trí biểu tượng là 100 $ chp nên tốt hơn là nên đóng gói các tài trợ tại số lượng gia tăng như $10,000, $25,000, $50,000 và như vậy. Các gói thay đổi theo vị trí địa điểm, các bộ phận của chương trình sự kiện, hoặc phân đoạn sự kiện.
Bạn cũng có thể xem xét các gói đặc biệt cho nhà tài trợ cao cấp. Cung cấp độc quyền cho một nhà tài trợ duy nhất có thể dẫn đến một mức giá lớn hơn nhưng cũng có thể loại trừ các nhà tài trợ khác. Cho nên cần cân nhắc cẩn thận. Nếu bạn tìm kiếm một nhà tài độc quyền thì làm điều này trước khi tìm đến các nhà tài trợ tiềm năng khác với đề nghị của bạn.

Bạn có thể xem thêm về tổ chức sự kiện tại đây

Bài viết liên quan:  

• 7 công việc cần làm để trở thành chuyên gia của công ty tổ chức sự kiện
• 7 công việc quan trọng cần lưu ý để tổ chức sự kiện thành công
• Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện hiệu quả   
• Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm hợp lý để tổ chức sự kiện  

Nguồn : netmedia.com.vn

                     

7 công việc cần làm để trở thành chuyên gia của một công ty tổ chức sự kiện

Công việc tổ chức sự kiện vốn là công việc mà bạn yêu thích và luôn mơ ước thành công. Bạn đã hết sức nỗ lực trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tuy nhiên để trở thành chuyên gia tại một công ty tổ chức sự kiện có tiếng, bạn nên làm 7 công việc sau: 

 

1. Định giá kỹ năng hiện có của bạn

Trước khi bạn muốn rũ bỏ công việc hiện tại để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, việc cần làm trong lúc này là bạn phải đánh giá một cách trung thực những kỹ năng hiện có của bạn để bảo đảm cho việc bạn có thể thành công khi trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện hay không.
Một chuyên gia tổ chức sự kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú và những kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Công việc tổ chức sự kiện chủ yếu hướng về công chúng. Vì vậy, muốn trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công thì phải biết lắng nghe những điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ và đàm phán với khách hàng.

2. Học bằng cách nào

Hầu hết những tổ chức sự kiện đều có chung một đặc điểm như cách ăn uống, hình dáng thì giống những người làm nghệ thuật hay phát ngôn viên. Một chuyên gia tổ chức sự kiện là một người biết cách lôi kéo tất cả những thành phần ấy gắn lại với nhau.
Có nhiều nguồn thông tin tốt có thể giúp bạn học hỏi được nhiều điều bổ ích cho việc tổ chức sự kiện và sự trợ giúp của sân khấu cho việc tổ chức sự kiện bao gồm: chọn thời điểm, lựa chọn khách mời, khoản chi phí để thực hiện, đưa ra khoảng thời lượng chính xác, thiết lập kế hoạch làm việc, làm việc với những khách hàng nào và hội chợ tổ chức sự kiện. Nếu bạn muốn có kiến thức sâu về lĩnh vực này thì có nhiều trường cao đẳng đào tạo và mức học phí phù hợp với từng loại bằng cấp, chứng chỉ cho chuyên ngành này. Nếu bạn không muốn học ở trường mà cần phải có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực này thì vẫn có những quyển sách dạy về chương trình này.

3. Tự tạo kinh nghiệm trong tay

Con đường dễ học nhất về những bước đi đầy phức tạp này là thông qua kinh nghiệm cá nhân.
Làm việc và tổ chức vui chơi theo nhóm sẽ rất thuận lợi cho việc tìm kiếm những kinh nghiệm về óc tổ chức, bạn sẽ có lợi ích gấp bội bởi trong lúc này bạn đang miệt mài trau dồi những kỹ năng cho bạn. Đây cũng là một cách tốt để tạo ra mối quan hệ cộng đồng giúp bạn vun đắp cho công việc mới khi bạn đã sẵn sàng.

Cũng có thể bạn tự nguyện tham gia những tổ chức sự kiện tại công ty bạn đang làm việc. Nếu công ty của bạn có bộ phận PR, đây là một bộ phận ít nhân viên nhưng rất quan trọng, bạn nên đề nghị họ giúp đỡ. Thật tuyệt vời trong kế hoạch này bạn sẽ học hỏi một công việc mới trong lúc bạn bạn vẫn đang làm cái công việc cũ rích của mình.

4. Tự lập lên một chương trình

Chương trình này là môt sự tập hợp những điều nhỏ nhặt từ trong công việc của bạn, cùng với những tư liệu khác bạn có thể đưa ra cho nhà tuyển dụng xem. Chương trình này sẽ giúp bạn có thế mạnh hơn trong đơn xin việc, và nó chứng tỏ bạn có đầy đủ khả năng cho công việc này. Chương trình của bạn sẽ bao gồm những hình ảnh, những bài viết hấp dẫn và những thứ khác chứa đựng những dự định sắp tới.
Tài liệu cho chương trình của bạn có thể bạn thu thập từ bất cứ các chương trình tổ chức sự kiện nào hoặc từ những ý tưởng và những đề tài mà bạn chuẩn bị cho kế hoạch sắp tới. Nêu ra những hoạt động tốt nhất của bạn và đừng lo lắng về điều ấy. Mọi người sẽ tin tưởng bạn nếu bạn có nhiều ý tưởng nổi bật mặc dù chưa bộc lộ rõ.

5. Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê

Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê (thậm chí nếu bạn dự định mở ra cho mình một kế hoạch tổ chức sự kiện về kinh doanh) sẽ cho bạn một mối quan hệ vô giá chuẩn bị cho thành công trong tương lai. Những chuyên gia tổ chức hội thảo và hội nghị là những nhà lập kế hoạch cực nhanh tiến bộ trong nhiều năm. Bạn có thể học hỏi từ họ qua những tin tức.

Những công ty, những người thuê các chuyên gia tổ chức sự kiện bao gồm những khách sạn và các khu nghỉ mát, các tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, các câu lạc bộ thể thao ngoài trời, và thậm chí cả những khu vui chơi giải trí như công viên.
Nhiều người làm việc bằng cách tổ chức các cuộc đi chơi như đi picnic và các cuộc hội nghị tại công ty họ làm việc. Bạn đều có thể tham gia.

6. Bắt đầu cho việc tổ chức sự kiện

Nếu bạn lên ý tưởng thực hiện một mình và sẽ kiếm được 100,000 USD trong một năm cũng như một chuyên gia tổ chức sự kiện thực thụ, thời gian này bạn quyết tâm hành động và có đủ kiều kiện cho một tổ chức sự kiện. Nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện có nguồn gốc từ phía gia đình, có thế mạnh về lĩnh vực này thì cũng bắt đầu không dễ. Với sự dồi dào về thông tin, bạn có thể bắt đầu với công việc này, chắc chắn bạn sẽ đưa công việc tổ chức sự kiện của minh đi lên khá dễ dàng.
Khi bạn bắt đầu cho công việc của mình, bạn nên cân nhắc kỹ về hình thức tổ chức sự kiện nào mà bạn muốn lập kế hoạch. Nếu bạn có khả năng thu hút sự chú ý của công chúng thì bạn có thể tham gia các tổ chức từ thiện hoặc các lễ hội. Nếu bạn thích tổ chức chung theo một nhóm thì bạn có thể chọn tổ chức các cuộc họp,hội thảo hoặc tương tự như vậy.

7. Phát triển mối quan hệ với khách hàng

Hầu hết các mối quan hệ đều quan trọng, bạn sẽ xây dựng một tổ chức sự kiện với những khách hàng của bạn. Đó là những công ty cung cấp các sản phẩm và các dịch vụ cho sự kiện như những người chủ khách sạn, những người buôn bán hoa, những công ty cung cấp trang thiết bị, khách sạn, nhà nhiếp ảnh…
Nghiên cứu thông tin từ mỗi nhà doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đưa ra mức giá cả phù hợp cho việc tổ chức. Lịch sự và nhã nhặn với những nhân viên của họ. Luôn làm theo phần nào những ý tưởng của họ và không tiếc lời cảm ơn đến họ. Tạo ra mối quan hệ tốt bạn sẽ có được nhiều khách hàng từ việc người này sẽ giới thiệu cho người kia về ý tưởng của bạn.
Bạn có thể tiếp tục học hỏi và phát triển nó sau khi bạn đã thực sự trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện. Một trong những cách tốt nhất để thành công là tham gia vào các hoat động xã hội sẽ học hỏi được nhiều điều.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Bài viết liên quan:  

• 7 công việc quan trọng cần lưu ý để tổ chức sự kiện thành công
• Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện hiệu quả 
• Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm hợp lý để tổ chức sự kiện  
• Nắm rõ quy trình tổ chức sự kiệnKinh nghiệm tính toán thời gian tổ chức sự kiện

Nguồn : netmedia.com.vn

7 công việc quan trọng cần lưu ý để tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức sự kiện là một công tác vô cùng quan trọng trong tiến trình quảng bá thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp. Một chương trình sự kiện thành công không chỉ ở buổi diễn ra chương trình mà còn kéo dài trước và sau khi tổ chức. Bởi thế, người chịu trách nhiệm quản lí phải luôn sẵn sàng tinh thần và dự trù các giải pháp để giải quyết những tình huống bất ngờ nhất phải luôn sẵn sàng tinh thần. Có 7 công việc quan trọng cần lưu ý để tổ chức sự kiện thành công.

1. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.
VD: Thử tượng tượng một sự kiện về công nghệ thông tin lại toàn những quý bà, quý cô đang muốn tìm nơi mua sắm, bạn sẽ thấy kì cục đến mức nào?!? Phải biết khách hàng của bạn là ai để tạo ra một chủ đề phù hợp và xuyên suốt sự kiện.

2. Tạo ý nghĩa cho sự kiện.

Đừng vội vàng tung ngay sản phẩm hay dịch vụ. Hãy từ tốn hướng dẫn họ, cung cấp mọi thông tin cần thiết thực sự có ý nghĩa và giá trị trước khi thực hiện hoạt động bán hàng.

3. Sự kiện phải gây được ấn tượng.

Trong điều kiện ngân sách cho phép, đừng ngại tạo sự độc đáo, thu hút cho sự kiện. Tầm ảnh hưởng của sự kiện càng rộng, càng có ích cho doanh nghiệp bạn.

4. Sử dụng một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Vẫn biết tự các doanh nghiệp cũng có thể tự lực tổ chức, tuy nhiên, nếu thấy không ổn về vấn đề nào đó, hoặc không đo lường được hiệu quả truyền thông của sự kiện, hãy nhờ đến một công ty uy tín để có thể quản lí qui trình của sự kiện và có khả năng lặp lại bao nhiêu lần chào hàng sản phấm đến khách hàng một cách có hiệu quả.

5. Quảng bá cho sự kiện.

Doanh nghiệp bạn đầu tư chi phí khủng, thuê địa điểm thuộc hạng sang, lên kế hoạch chương trình vô cùng chi tiết, trang hoàng nơi tổ chức sự kiện thật lộng lẫy nhưng không ai biết đến, điều này thật khủng khiếp. Luôn ghi nhớ là sự nhận diện cao, đúng lúc, đúng nơi, đúng đối tượng, sự kiện càng thành công và đạt được mục tiêu ban đầu bạn đề ra.

6. Đừng quên liên tục tạo lập các mối quan hệ xung quanh.

Mục đích chính củả tổ chức sự kiện là bạn có thể tạo mối quan hệ với những người được mời một cách trực tiếp. Hãy để cho họ cảm thấy được chào đón và trân trọng và khả năng họ trở thành những khách hàng tiềm năng trong tương lai là rất cao.

7. Giữ gìn mối quan hệ sau sự kiện.

Một email cảm ơn sự có mặt của khách mời có lẽ là sự lựa chọn đúng đắn trong trường hợp này. Đồng thời hãy nhớ hỏi ý kiến của họ về sự kiện, ý kiến của họ sẽ là những lời khuyên hữu ích cho kinh nghiệm tổ chức sự kiện của bạn.

TAGS: to chuc su kien | kế hoạch tổ chức sự kiện

Bài viết liên quan:  

• Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện hiệu quả
• Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm hợp lý để tổ chức sự kiện 
• Nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện
• Kinh nghiệm tính toán thời gian tổ chức sự kiện

Nguồn: netmedia.com.vn

Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện hiệu quả …

Thiết lập mục tiêu là một trong những việc hết sức quan trọng cần phải làm để buổi tổ chức sự kiện của bạn trở nên thành công như mong đợi và tạo sự khác biệt so với những sự kiện khác. Muốn vậy, bạn cần thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện một cách cụ thể, khả thi và thiết thực. Dưới đây là một vài yếu tố cơ bản thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện hiệu quả...

 

Đặt câu hỏi khi bắt đầu “ Tại sao có sự kiện này”

Các event manager luôn luôn đặt câu hỏi rằng: “Tại sao lại có sự kiện này?” Một khi đã có những lý do rõ ràng cho việc tổ chức sự kiện, bạn có thể sử dụng chúng vào việc lập mục tiêu tổ chức event. Những mục tiêu này sẽ kiểm soát cái bạn đang làm, và sẽ đảm bảo rằng bạn biết làm thế nào để đến nơi bạn định đến.

Nhưng không phải chỉ riêng bạn, điều quan trọng là tất cả thành viên trong team của bạn, những nhà thầu, nhà cung cấp cũng phải biết lý do để tổ chức sự kiện và cái mà bạn đang cố gắng để đạt được. Có mục tiêu làm event sẽ giúp định hình rõ ràng và chính xác những việc cần làm Mục tiêu là công cụ hữu dụng nhất cho việc đánh giá.

Nếu bạn muốn đo lường hiệu suất công việc của bạn, điều đó chỉ có thể thực hiện khi đầu tiên bạn đã lập mục tiêu. Nếu bạn không có mục tiêu thì bạn sẽ so sánh bằng cái gì đây? Bởi vì sau mỗi event bạn có thể quay lại xem xét chúng, thay đổi chúng phù hợp cho những event sau này, như vậy thì bạn, event của bạn và công ty của bạn mới có thể tiếp tục phát triển.

Mục tiêu là đích đến của mỗi sự kiện.  Lập mục tiêu tổ chức event thường được xem là phí thời gian, đặc biệt là trong một lĩnh vực phát triển, thay đổi nhanh, năng động và sáng tạo như tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, những mục tiêu này sẽ giúp event của bạn chạy đúng đường ray.

Đặt câu hỏi khi đưa ra ý tưởng : Nó có phù hợp với mục tiêu của sự kiện không”

Mỗi lần bạn đạt đến một đoạn đường chéo trong quá trình hoạch định event, mỗi lần bạn nghĩ ra một ý tưởng mới hay một gợi ý mới, bạn nên tự hỏi “Nó có phù hợp với mục tiêu của sự kiện không?” Nếu hoạt động hay ý tưởng mới đó có thể giúp bạn đạt được mục tiêu tổ chức sự kiện của mình, điều đó sẽ thật tuyệt, nhưng nếu không, vấn đề sẽ là gì?

Nếu bạn chấp nhận mọi ý tưởng hay gợi ý nào mà không có sự kiểm tra, rà soát lại, bạn sẽ gặp phải rủi ro là sự kiện của bạn sẽ là một tập hợp nhiều những hoạt động khác nhau hơn là một dòng chảy sự kiện đơn lẻ có tính liên tục và kết hợp chặt chẽ.

Đảm bảo mục tiêu được truyền đạt đến đội tổ chức sự kiện

Mục tiêu là động lực thúc đẩy event team làm việc. Khi đặt mục tiêu, hãy nhớ rằng đó là động lực của cả team. Và một khi mục tiêu đã được đặt ra thì bạn nên đảm bảo rằng chúng được truyền đạt đến tất cả những người tham gia quy trình lập kế hoạch và quản lý của sự kiện.

Điều này sẽ giúp những người trong tổ chức của bạn giữ tập trung và không xoay ra khỏi những lý do chính để tổ chức sự kiện. Lập mục tiêu cho những mảng công việc khác nhau sẽ cung cấp một bản đồ đường đi tới một sự kiện thành công.

Đánh giá công việc trọng tâm của buổi tổ chức sự kiện

Trong suốt quá trình lập kế hoạch, bạn có thể xem nhanh phần công việc nào cần được tập trung hơn (ví dụ doanh số bán vé thấp có nghĩa cần tập trung hơn vào vé) hay phần việc nào gần với mục tiêu hơn. Một khi một mục tiêu đã đạt được, một mục tiêu mới cần được thiết lập ngay sau đó để duy trì tốc độ và động lực của team tổ chức sự kiện.

Đánh giá thành công của một sự kiện

Thành công của một event trong tương lai: Khi bạn cố gắng đánh giá những event của mình, bạn sẽ đo lường sự thành công đó dựa vào những mục tiêu đã được thiết lập, nếu không có bất kỳ mục tiêu nào, làm sao bạn có thể đo lường đây? Những mục tiêu này có thể áp dụng cho cá nhân, cho đội ngũ quản lý sự kiện, cho sự kiện hoặc cho các doanh nghiệp.

Ví dụ, bạn có thể lập mục tiêu tổ chức event là bán được 100 vé. Nếu chỉ có 90 vé được bán thì bạn đã thất bại trong việc đạt mục tiêu và bạn cần phải họp tổng kết tìm hiểu lý do tại sao. Nếu bạn bán 110 vé thì bạn đã vượt mục tiêu, nhưng vẫn phải họp nhóm để tìm ra nguyên nhân.

Tổng kết, đánh giá và so sánh kết quả của sự kiện hoàn thành với mục tiêu trước đó

Một khi event kết thúc, bạn nên xem lại và đánh giá các mục tiêu tổ chức sự kiện đặt ra trước đây. Khi đó sự chênh lệch giữa hiệu suất của bạn và những mục tiêu này sẽ cho thấy bạn đã làm như thế nào và bạn đã muốn làm như thế nào. Sẽ chưa đủ nếu như bạn chỉ xem điều bạn đã làm được và chưa làm được đáp ứng mục tiêu hay không, mà bạn còn phải xem xét lý do tại sao vì ở đây bạn có thể học được những bài học để hướng tới tương lai.

Những lý do hợp lý nên được xem xét cẩn thận và lưu ý cho các event tương tự tiếp theo. Nếu bỏ qua điều này, rủi ro sẽ là các sự kiện, các nhân viên hoặc công ty sẽ tiếp tục mắc phải, không bao giờ sửa được lỗi đó, từ năm này qua năm khác, từ sự kiện này qua sự kiện khác.

TAGS: to chuc su kien | tổ chức sự kiện event 

Bài viết liên quan:  

• Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm hợp lý để tổ chức sự kiện
• Nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện